SQUAD Development · Invitation-only pilot
Datenschutz / Privacy
Gültig ab / Effective: 21 September 2026
Deutsch
Kurzfassung
SQUAD Development ist ein zugangsbeschränkter Entwicklungspilot. Er dient Tests mit synthetischen Inhalten; echte Kunden- und Geschäftsdaten sind noch nicht freigegeben. Gmail wird nur nach einer ausdrücklichen Verbindung verarbeitet. KI kann ausgewählte Inhalte für Vorgänge und Antwortentwürfe verarbeiten; ausgehende Antworten erfordern nach dem aktuellen Produktdesign eine protokollierte menschliche Freigabe. Datenschutzanfragen erreichen den Betreiber unter privacy@squadster.ai.
Verantwortlicher und Geltungsbereich
Betreiber und Verantwortlicher für Plattformkonten, Anmeldung, Sicherheit und eigene Betriebsunterlagen ist Grashopper Asset Management GmbH, Poelchaukamp 8, 22301 Hamburg, Deutschland, vertreten durch Geschäftsführer Attila Levai. Kontakt: privacy@squadster.ai. Der Pilot verarbeitet Kontodaten der eingeladenen Nutzer und synthetische Testinhalte. Vor Verarbeitung echter JACS-Kommunikation müssen die konkrete Rollenverteilung und, soweit einschlägig, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen sein. Die Zugehörigkeit zur selben Unternehmensgruppe hebt die getrennten Verantwortlichkeiten nicht auf. Diese Hinweise erklären keine Freigabe für Kundenproduktion.
Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verwenden Namen, E-Mail-Adressen, Konto- und Organisationszuordnungen, Rollen, Sitzungsdaten und technische Verbindungsinformationen zur Bereitstellung und Absicherung des Piloten. Bei Nutzung entstehen Verarbeitungs-, Freigabe-, Sicherheits-, Fehler- und Kostennachweise. Kontaktanfragen enthalten die von Ihnen mitgeteilten Angaben. Rechtsgrundlage für den begrenzten Pilotbetrieb und die Sicherheit ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse an Entwicklung, zuverlässiger Bereitstellung und Schutz des Dienstes, unter Beschränkung von Zugang und Inhalt. Art. 6 Abs. 1 lit. b gilt, soweit eine Verarbeitung zur Vertragserfüllung mit der betroffenen Person erforderlich ist; gesetzlich gebotene Aufbewahrung beruht auf lit. c. Eine erforderliche optionale Einwilligung wird gesondert eingeholt. Ohne notwendige Konto- oder Verbindungsdaten sind die jeweiligen Funktionen nicht verfügbar. Googles technische OAuth-Freigabe ersetzt keine Rechtsgrundlage für Daten anderer Personen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen nicht in den Pilot eingegeben werden.
Gmail und Google-API-Daten
Erst nach ausdrücklicher Verbindung eines Postfachs kann SQUAD dessen Kontoidentität, Postfachadresse und verfügbare Absenderidentitäten prüfen sowie freigegebene Nachrichten lesen. Die zwei festen Berechtigungsprofile verwenden openid und https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly; die gesonderte Sendefreigabe ergänzt https://www.googleapis.com/auth/gmail.send. openid dient der Identitätsprüfung, gmail.readonly dem Lesen von Nachrichten und erforderlichen Postfachinformationen, gmail.send dem Versand freigegebener Antworten. Drive, Kalender, Kontakte sowie Änderungs-, Entwurfs- oder Einstellungsberechtigungen werden nicht zusätzlich angefordert. Die Google-Leseberechtigung ist technisch weiter als eine einzelne Testnachricht; SQUAD begrenzt die Nutzung zusätzlich durch Postfachbindung, Berechtigungen und Arbeitsabläufe.
Nachrichten, Vorgänge und Versand
Der vorgesehene Ablauf verarbeitet Betreff, Absender und Empfänger, Datum, Nachrichten- und Thread-Kennungen, Referenzheader, Postfachmetadaten und Nachrichtentext. Unterstütztes HTML wird als inaktiver Text verarbeitet. Nachrichten können automatisch eingeordnet und als Cases gespeichert oder vorhandenen Vorgängen zugeordnet werden. Informationen stammen aus dem verbundenen Postfach, von Korrespondenzpartnern und aus freigegebenen Arbeitsinformationen. Der aktuelle Lesepfad kann Anhangnamen, Dateitypen und angegebene Größen anzeigen, lädt Anhangdateien jedoch nicht automatisch herunter. Separat hochgeladene Dokumente verwenden eine eigene Verarbeitung. Ein Antwortentwurf kann geprüft, geändert oder verworfen werden. Der abschließende Versand über Gmail ist an eine protokollierte menschliche Freigabe und Berechtigungsprüfungen gebunden und übermittelt Inhalt und Adressierung an die freigegebenen Empfänger. Eine Postfachverbindung allein löst keinen Versand aus.
KI-Verarbeitung und begrenzte Verwendung
Die aktuelle Dokumentkonfiguration verwendet Gemini 3.5 Flash über Google Cloud/Vertex am EU-Endpunkt aiplatform.eu.rep.googleapis.com mit Standort eu. Dabei wird extrahierter Dokumenttext mit Seitenbezug für Wissensvorschläge übertragen. Die E-Mail-Modelle sind noch nicht aktiviert. Die dafür vorgesehenen Adapter können ausgewählten Betreff, Absender und Nachrichtentext zur Einordnung und Titelbildung sowie ausgewählte Handbucheinträge, Arbeitsanweisungen, Aufgabenbeschreibungen und beantwortete Rückfragen zur Antworterstellung übermitteln. KI-Ergebnisse können Fehler enthalten; berechtigte Menschen prüfen Vorschläge. Der Pilot ist nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung bestimmt. Wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht und verwenden sie nicht für Werbung, sachfremde Zwecke oder das Training allgemeiner KI-Modelle. Der vorgesehene Zweck ist die sichtbare Bearbeitung von Vorgängen und Entwürfen. Eine weitergehende Nutzung ist nicht freigegeben.
Anbieter, Zugriffe und internationale Verarbeitung
Google Cloud stellt Hosting, Datenbankinfrastruktur, Dokumentobjekte, Geheimnisverwaltung, Sicherungen und Modellverarbeitung bereit. Auth0 stellt die Anmeldung bereit; Google Workspace/Gmail verarbeitet Konten und E-Mails. Die Anwendungsdatenbank und Dokumentobjekte sind für Frankfurt konfiguriert, Auth0 für eine EU-Region. Der EU-Modellendpunkt ist keine Zusicherung, dass alle Support-, Konto- und Betriebsdaten ausschließlich in der EU bleiben. Die geprüfte Projekteinstellung erlaubt Googles Modell-Cache im Arbeitsspeicher; Google beschreibt dafür eine projektisolierte Laufzeit von 24 Stunden. Google beschreibt außerdem mögliche Aufbewahrung für Missbrauchskontrollen; eine Ausnahme oder Nullaufbewahrung wird nicht zugesichert. Googles veröffentlichte Modellbedingungen untersagen Training ohne vorherige Erlaubnis oder Weisung; SQUAD erteilt keine solche Trainingserlaubnis für Google-Nutzerdaten. Internationale Anbieterzugriffe unterliegen den jeweiligen Datenschutzvereinbarungen und anwendbaren Übermittlungsregeln. Angaben zu einschlägigen Garantien und Kopien erhalten Sie über den Datenschutzkontakt. Betreiberzugriff auf konkrete Gmail-Inhalte ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung zu diesen Inhalten oder im erforderlichen Umfang für Sicherheit beziehungsweise gesetzliche Pflichten vorgesehen. Administratoren verfügen technisch über privilegierte Möglichkeiten.
Aufbewahrung, Löschung und Sicherungen
Kontodaten bleiben während der berechtigten Pilotteilnahme erforderlich. Testinhalte und Verarbeitungsnachweise werden für die jeweilige Funktionsprüfung, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit aufbewahrt und bei Abschluss oder Aufgabe des Testzwecks auf Löschung geprüft. Erforderliche Sicherheits- oder gesetzliche Nachweise können länger erhalten bleiben; hierfür werden Zweck und Zugriff beschränkt. Es besteht keine umfassende automatische Löschung von Cases, Wissen und Auditnachweisen. Löschanfragen werden über privacy@squadster.ai bearbeitet und auf die betroffenen Datenspeicher bezogen. Verschlüsselte Datenbanksicherungen werden stündlich erstellt; der Backup-Bucket hat eine 14-tägige Aufbewahrungs- und Lifecycle-Konfiguration. Die Ausführung der Lifecycle-Löschung kann später erfolgen; dies ist keine 14-Tage-Garantie für alle Daten und Kopien. Bereits versandte Nachrichten beim Empfänger, Anbieterprotokolle und getrennte Archive folgen eigenen Zwecken und Regeln. Das Entfernen eines Dokumentoriginals entfernt nicht automatisch extrahiertes Wissen oder Auditnachweise. SQL-Sicherungen enthalten keine wiederherstellbare Kopie gelöschter Dokumentobjekte.
Cookies und Browser-Speicher
Die öffentlichen Informationsseiten enthalten keine eingebundenen Werbe- oder Analyseangebote und laden keine externen Schriftarten. Die Anwendung nutzt technisch erforderliche Auth0-Sitzungs- und Transaktionscookies: __session mit gleitender Inaktivitätsfrist von drei Stunden und absolut höchstens zwölf Stunden (es enthält verschlüsselt das Auth0-Aktualisierungstoken, mit dem die Anmeldung ohne erneute Eingabe verlängert wird; der Browser kann es nicht lesen), __txn_-Cookies höchstens eine Stunde. Beim Gmail-Verbindungsaufbau ist ein geschütztes __Host-squad-mailbox-correlation-Cookie vorgesehen: anfänglich höchstens zehn Minuten, anschließend höchstens 30 Minuten für die Wiederaufnahme. Session Storage speichert in der Anwendung Oberflächenpräferenzen und Kennungen beziehungsweise Status zur Vermeidung doppelter Arbeitsschritte; diese sind keine E-Mail-Inhalte. Sie bestehen grundsätzlich für die jeweilige Browsersitzung. Local Storage speichert, welche Karten im Arbeitsbereich Sie bereits entschieden haben (Status, ein kurzer Ergebnissatz, Kennungen von Nachrichten, Dokumenten und Fristen), getrennt je Arbeitsbereich. Beim Abmelden löscht die Anwendung ihre Einträge in Local Storage und Session Storage dieses Browsers. Auf externen Anmeldeseiten gelten zusätzliche Mechanismen des jeweiligen Identitätsanbieters. Diese notwendigen Technologien dienen Anmeldung, Sicherheit und ausdrücklich genutzten Funktionen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient dem sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; notwendiger Endgerätezugriff richtet sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Optionale Tracking-Technologien sind nicht Teil dieser öffentlichen Seiten.
Verbindung beenden, Rechte und Beschwerden
Sie können Google-Berechtigungen in Ihrem Google-Konto widerrufen. Für lokale Trennung, Löschung und weitere Datenschutzanfragen wenden Sie sich an privacy@squadster.ai. Trennung oder Widerruf löscht nicht automatisch bereits importierte Cases, Wissen, Freigaben oder Sicherungen. Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs- und Übertragbarkeitsrechte sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Sie können sich insbesondere bei der Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes beschweren. Die Hamburger Behörde ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de, datenschutz-hamburg.de. Wesentliche Änderungen dieser Hinweise werden mit einem aktualisierten Datum kenntlich gemacht; neue Datenzugriffe oder Zwecke erfordern vor Beginn die jeweils notwendigen Informationen und Freigaben.
English
Summary
SQUAD Development is an invitation-only development pilot using synthetic content. Real customer and business data have not been approved. Gmail processing requires an explicit connection. AI may process selected content for Cases and reply drafts; under the current product design, outgoing replies require recorded human approval. Contact the operator about privacy at privacy@squadster.ai.
Controller and scope
The operator and controller for platform accounts, authentication, security and its own operational records is Grashopper Asset Management GmbH, Poelchaukamp 8, 22301 Hamburg, Germany, represented by Managing Director Attila Levai. Contact: privacy@squadster.ai. The pilot processes invited users’ account information and synthetic test content. Before processing real JACS communications, the specific controller/processor roles must be finalized and an Article 28 GDPR processing agreement concluded where applicable. Common corporate ownership does not remove separate responsibilities. This notice does not declare readiness for customer production.
Information, purposes and legal bases
We use names, email addresses, account and organization associations, roles, session information and technical connection information to provide and protect the pilot. Use generates processing, approval, security, error and cost records. Contact enquiries contain information you supply. Article 6(1)(f) GDPR supports the limited pilot operation and security: our interests in developing, reliably providing and protecting the service, with restricted access and content. Article 6(1)(b) applies where processing is necessary to perform a contract with the individual; legally required retention relies on Article 6(1)(c). Any necessary optional consent is obtained separately. Without necessary account or connection information, the corresponding features are unavailable. Google OAuth permission does not replace a legal basis for other people’s information. Special-category personal data should not be entered into the pilot.
Gmail and Google API data
Only after an explicit mailbox connection may SQUAD validate account identity, mailbox address and available sender identities and read authorized messages. The two fixed permission profiles use openid and https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly; the separate sending authorization adds https://www.googleapis.com/auth/gmail.send. openid supports identity validation, gmail.readonly reads messages and required mailbox information, and gmail.send sends approved replies. No additional Drive, Calendar, Contacts, modification, draft-management or settings scopes are requested. Google’s read permission technically covers more than one test message; SQUAD additionally limits use through mailbox binding, permissions and workflows.
Messages, Cases and sending
The intended workflow processes subjects, senders and recipients, dates, message and thread identifiers, reference headers, mailbox metadata and message text. Supported HTML is handled as inert text. Messages may be classified automatically and stored as Cases or associated with existing work. Information comes from the connected mailbox, correspondents and approved workplace information. The current read path can display attachment names, file types and declared sizes but does not automatically download attachment files. Separately uploaded documents use a separate processing flow. People may review, edit or reject a draft. Final Gmail sending requires recorded human approval and authority checks and discloses content and addressing information to approved recipients. Connecting a mailbox alone does not send a message.
AI processing and limited purposes
The current document configuration uses Gemini 3.5 Flash through Google Cloud/Vertex at the EU endpoint aiplatform.eu.rep.googleapis.com, location eu. Extracted document text with page references is transmitted for knowledge suggestions. Email models have not yet been activated. Their intended adapters may transmit selected subject, sender and message text for classification and titles, and selected handbook entries, guidance, role instructions and resolved questions for reply drafting. AI output may contain errors; authorized people review suggestions. The pilot is not intended for solely automated decisions with legal or similarly significant effects. We do not sell Google user data or use it for advertising, unrelated purposes or training general-purpose AI models. The intended purpose is the visible Case and drafting workflow. Wider use is not authorized.
Providers, access and international processing
Google Cloud provides hosting, database infrastructure, document objects, secrets, backups and model processing. Auth0 provides authentication; Google Workspace/Gmail handles accounts and email. The application database and document objects are configured for Frankfurt and Auth0 for an EU region. The EU model endpoint does not guarantee that all support, account and operational data remain exclusively in the EU. The checked project setting allows Google’s in-memory model cache, documented as project-isolated with a 24-hour lifetime. Google also describes possible retention for abuse monitoring; no exemption or zero retention is promised. Google’s published model terms prohibit training without prior permission or instruction; SQUAD does not grant such training permission for Google user data. International provider access is subject to the respective processing agreements and applicable transfer rules. Contact us for details and copies of relevant safeguards. Operator access to specific Gmail contents is intended only with affirmative permission for those contents or as necessary for security or legal obligations. Administrators retain privileged technical capabilities.
Retention, deletion and backups
Account information remains necessary during authorized pilot participation. Test content and processing records are retained for the relevant functional check, troubleshooting and traceability and reviewed for deletion when that test purpose ends or is abandoned. Necessary security or statutory records may be retained longer with restricted purpose and access. There is no comprehensive automatic deletion of Cases, knowledge and audit records. Requests through privacy@squadster.ai are assessed against the affected stores. Encrypted database backups are created hourly; the backup bucket has a 14-day retention and lifecycle configuration. Lifecycle deletion may execute later; this is not a 14-day guarantee for all information and copies. Sent messages held by recipients, provider logs and separate archives have their own purposes and rules. Removing a document original does not automatically remove extracted knowledge or audit records. SQL backups cannot restore deleted document objects.
Cookies and browser storage
The public information pages embed no advertising or analytics services and load no external fonts. The application uses necessary Auth0 session and transaction cookies: __session with a rolling three-hour inactivity limit and an absolute twelve-hour limit (it holds, encrypted, the Auth0 refresh token that renews the sign-in without asking again; the browser cannot read it), and __txn_ cookies for up to one hour. Gmail connection uses a protected __Host-squad-mailbox-correlation cookie: initially up to ten minutes, then up to 30 minutes for recovery. Application session storage holds interface preferences and identifiers/status to avoid duplicate work steps; these are not email contents. They generally persist for the browser session. Local storage keeps which workspace cards you have already decided (state, a short outcome sentence, identifiers of messages, documents and deadlines), separately per workspace. Signing out removes the application's entries in this browser's local storage and session storage. External sign-in pages use additional identity-provider mechanisms. These necessary technologies support sign-in, security and requested features. Personal-data processing serves secure operation under GDPR Article 6(1)(f); necessary terminal access is governed by section 25(2) TDDDG. Optional tracking is not part of these public pages.
Disconnection, rights and complaints
You may revoke Google permissions through your Google account. Contact privacy@squadster.ai for local disconnection, deletion and other privacy requests. Disconnection or revocation does not automatically delete imported Cases, knowledge, approvals or backups. Subject to legal conditions, you have rights of access, correction, erasure, restriction and portability and may object to processing based on legitimate interests. Consent may be withdrawn for the future. You may complain particularly to the supervisory authority where you live, work or where an alleged infringement occurred. The Hamburg authority is Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de, datenschutz-hamburg.de. Material changes to this notice are identified with an updated date; new data access or purposes require the necessary information and authorizations before processing begins.